Cómo firmar documentos digitalmente y con validez legal

¿Sabías que puedes firmar documentos digitalmente? Debido a la pandemia de Covid-19 y al aislamiento social, se han pospuesto muchos compromisos judiciales y laborales. Esto hizo que fuera difícil para quienes necesitaban firmar documentos en notarios y otras instituciones.

La firma digital es una buena opción para quienes no pueden cancelar o posponer estas citas. Sin embargo, no es una tarea fácil para quienes no están tan familiarizados con la tecnología, especialmente cuando se les solicita un certificado digital que acredite la validez legal de la firma.

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Pero comprendamos un poco más sobre estos tipos de firmas y certificados a continuación.

Firma digital vs firma electrónica

Generalmente, los dos términos se utilizan para la misma acción, pero existe una diferencia entre los tipos de suscripciones.

La firma electrónica se utiliza para acceder, compartir y aprobar información en formato digital. Algunos ejemplos de firmas electrónicas son: biometría, contraseña, token, firmas escaneadas y ... ¡Firmas digitales!

Sí, las firmas digitales se incluyen dentro de estas opciones de firma electrónica. Sin embargo, las firmas digitales están encriptadas y requieren un certificado digital emitido por una autoridad de certificación, por ejemplo, ICP-Brasil (Infraestructura de clave pública brasileña).

¿Cómo escanear la firma?

Para escanear una firma, el proceso es el opuesto a una firma digital o electrónica . Se requiere un documento impreso y firmado, y así, a través de una fotografía o un escáner, el documento se vuelve digital.

Firma electronica

Para tener valores legales, la firma electrónica debe cumplir con tres requisitos:

  • Integridad: garantía de que el documento no fue / no puede ser manipulado o defraudado;
  • Autenticidad: identificación del autor de la firma, mediante clave privada (exclusiva del titular), que garantiza la autoría de la firma;
  • Registro de firma: cuándo y cómo se realizó.

Por ser más práctico, este tipo de abono es ideal para las tareas del día a día, contratos, etc. Incluso el Tribunal Federal ya utiliza firmas electrónicas en sus procesos y procedimientos.

Firma digital

La firma digital es una forma segura de firmar documentos que se encuentran dentro del ámbito digital, como PDF, por ejemplo. Cada firma digital está asociada a un certificado digital, que ofrece más seguridad a los datos del usuario, sin riesgo de violación.

Por tanto, la firma digital con certificación es la forma que tiene el abogado para legitimarse en el universo online. Por determinación legal, las firmas digitales con certificado tienen validez legal, determinada en el art. 10 de la Medida Provisional No. 2.200-2.

¿Cómo obtener el certificado digital?

El usuario debe elegir una autoridad de certificación (CA), acreditada por el Instituto de Tecnología de la Información, que funciona como un registro digital. Estas autoridades están subordinadas a ICP-Brasil.

Se deben pagar las tarifas de inscripción, que varían según la ubicación de la empresa. Luego, debe programar un día para visitar la empresa y completar el registro de suscripción. El proceso puede tardar algunos días.

Luego, simplemente elija algún medio de reconocimiento, como token, tarjeta o llave electrónica.

Los certificados digitales más comunes son el e-CPF (digital CPF), o e-CNPJ, que están vinculados a estos documentos e identifican al usuario ante el IRS.

Firma digital PDF

Es posible firmar documentos digitalmente si la empresa no solicita prueba de validez legal, es decir, sin el certificado digital. Este proceso no solo evita el retraso en el envío de documentos, sino que ahorra papel y tinta.

Para firmar documentos PDF, existen algunos programas para tableta o teléfono celular que ayudan en este proceso. Uno de ellos es Adobe Sign, que tiene las características de solicitar firmas electrónicas, enviar firmas masivas con Mega Sign, publicar formularios firmables, entre otras.

Puede probar Adobe Sign gratis durante 14 días.