Cómo organizar una reunión en el trabajo

"Si es necesario identificar en una palabra por qué la raza humana no ha alcanzado y nunca alcanzará su máximo potencial, esa palabra será 'reunión'". Eso dijo el comediante Dave Barry, y muchos están de acuerdo. Pero no es necesario que sea así. A continuación se ofrecen algunos consejos para preparar una buena reunión en el trabajo.

Comenzar y terminar objetivamente

Organizar una reunión productiva no es ciencia avanzada. Como señala la asesora Teri Schwartz, gran parte se reduce a comenzar y realizar cada reunión con un objetivo y finalizarla con un plan para "seguir adelante". Los problemas surgen cuando esto se pasa por alto. "Es como volar un avión", dice. "La mayoría de los accidentes ocurren durante el despegue y el aterrizaje".

Elige un líder

Hace algunos años, el banco KeyCorp de Cleveland, EE. UU., Adoptó un nuevo principio: designar siempre a alguien para que dirija. "Lo peor es una reunión sin nadie a cargo", dice Charles Hyle, vicepresidente ejecutivo y director de riesgos del banco. "Se convierte en una competencia a gritos".

Piensa pequeno

Sea realista sobre lo que puede hacer. "No se puede resolver el hambre del mundo en una hora", dice Teri Schwartz. Asimismo, mantenga el número de participantes manejable para estimular la discusión. "Con demasiada gente en la sala, todos guardan silencio", dice Hyle.

Directo

"La gente odia cuando no pueden hacer su trabajo porque tienen que ir a la reunión de alguien", dice el profesor Michael Feiner, de la Escuela de Negocios de Columbia en Estados Unidos. Por lo tanto, anime a otros a hablar y participar, especialmente a los de menor rango. "Deben creer que la reunión no es fulano, sino 'nuestra'", dice Feiner.

Establecer las reglas de participación

Todos deben saber quién tomará notas y cómo se tomarán las decisiones. Recuerde que el consenso es generalmente malo. "Significa que no hay suficiente diálogo o debate", dice Feiner, "y ambos son la base de cualquier organización innovadora". Jon Petz, autor del libro Boring Meetings Suck , sugiere distribuir las tareas futuras en los últimos cinco a diez minutos y luego reiterarlas en un correo electrónico grupal para evitar confusiones.

La organización es la base para que las ideas se presenten y discutan con éxito. Si no hay planificación, la reunión no valdrá la pena. Piense en la organización como lo primero que debe hacer y verá cuán productiva será su reunión. Pero, si no eres una persona organizada, empieza por arreglar tu escritorio. ¡Será un buen ejercicio!